Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten. Hierin kunnen afspraken, regels en richtlijnen worden opgenomen voor de kortere termijn. Mocht het voorkomen dat het Hhr in tegenspraak is met de statuten dan hebben de statuten voorrang boven het huishoudelijk reglement. In alle gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
Inhoud:
- Algemene Regels
- Lidmaatschap
- Toelating
- Contributie en lesgeld
- Mutaties
- Verhindering/verzuim
- Bestuur en Commissies
- Technische Team
- Klachtenbehandeling
- Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
- Trainingsaanvraag
- Choreografieaanvraag
- Regels voor de trainingen
- Inschrijven voor wedstrijden en/of testen
- Veiligheid
Algemene Regels
- Het bestuur regelt de ijshuur en biedt trainingspakketten aan voor leden. Bij voldoende ruimte kunnen ook gastleden deelnemen. Dit alles is uitsluitend bedoeld voor kunstschaatsen.
- Een gastlid is een rijder welke een lidmaatschap heeft bij een andere bij de KNSB aangesloten vereniging of stichting, maar over onvoldoende trainingsmogelijkheden beschikt.
- Gastleden hebben geen stemrecht op een Algemene Leden Vergadering.
- (Gast)leden trainen met een trainer van Kunstrijclub Groningen, mits er voldoende trainers beschikbaar zijn.
- Het Technische Team bepaalt wie er op het ijs wordt toegelaten en in welke groep.
- (Gast)leden stemmen bij aanmelding in met het gebruik van hun naam en afbeelding op de website en social mediakanalen van KCG, tenzij zij dit specifiek anders aangeven bij het secretariaat.
- Leden en trainers handelen altijd in het belang van de club.
Lidmaatschap
- Het lidmaatschap wordt aangegaan voor de duur van één boekjaar en wordt zonder schriftelijke* opzegging automatisch verlengd. Het lidmaatschap loopt van 1 juli tot en met 30 juni.
- Beëindiging van het lidmaatschap dient uiterlijk 1 juni schriftelijk* te geschieden.
- Beëindiging van het lidmaatschap is pas definitief nadat alle openstaande betalingen zijn voldaan en het secretariaat dit bevestigt.
- Bij opnieuw aanmelden worden er administratiekosten in rekening gebracht.
- Uitschrijving na 1 juni wordt pas het volgende boekjaar verwerkt. Contributie blijft in dat geval verschuldigd.
- Na opzegging van het lidmaatschap heeft men geen recht op toegang tot de Algemene Leden Vergadering en heeft men geen stemrecht.
- Alleen indien het bestuur besluit dat er sprake is van overmacht, zal onmiddellijke opzegging mogelijk zijn.
- Leden kunnen een exemplaar van het huishoudelijk reglement vinden op de website en desgevraagd kan een kopie van de statuten worden opgestuurd.
- Bestuursleden worden automatisch lid van de vereniging, zonder de verplichting tot contributiebetaling.
Toelating
Om (gast)lid te kunnen worden van de Kunstrijclub Groningen moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- Er mogen geen openstaande verplichtingen zijn bij andere bij de KNSB aangesloten verenigingen, stichtingen, trainers/choreografen en de KNSB.
- Men dient akkoord te gaan met het door de vereniging aangeboden trainingspakket m.b.t. trainingsuren, off-icetrainingen, trainers, choreografen en clubkleding.
- Men dient akkoord te gaan met het lidmaatschap, de statuten, het huishoudelijk reglement en het nakomen van de hierbij horende financiële verplichtingen en eventuele vrijwilligerstaken.
- Het bestuur van KCG dient toestemming te verlenen voor de toetreding van ieder (nieuw) lid en het aangaan van het lidmaatschap.
Contributie en lesgeld
- Contributie omvat lidmaatschapsgeld en afdrachten aan het Gewest en de KNSB.
- Het lesgeld bestaat uit de kosten voor het ijs en de trainers.
- De leden zijn verplicht de jaarlijkse contributie te voldoen na inlevering van het inschrijfformulier.
- Nieuwe leden dienen binnen 14 dagen na verkrijgen van de factuur de contributie te betalen.
- Het lesgeld wordt in de eerste maand van het desbetreffende seizoen gefactureerd.
- Het is mogelijk om in termijnen te betalen.
Dit kan echter alleen na schriftelijke goedkeuring van de penningmeester en op basis van heldere afspraken. - Bij een stornering worden extra kosten in rekening gebracht.
Het storneren van twee of meer termijnen leidt tot uitsluiting van de mogelijkheid tot betaling in termijnen in het volgende seizoen. - Bij niet-tijdige betaling van de contributie en/of het lesgeld, of bij een achterstand van twee termijnen, kan het bestuur de levering van lessen en/of de toegang tot het ijs opschorten die aan het lidmaatschap zijn verbonden.
- Als een betaling 12 weken na het verstrijken van de betalingstermijn nog niet is voldaan, zegt het bestuur het lidmaatschap op. Het lid wordt ten minste één week voor de opzegging schriftelijk geïnformeerd door het secretariaat. Na de opzegging heeft het lid geen toegang meer tot de Algemene Ledenvergadering en verliest het stemrecht.
- De plicht tot betalen blijft immer bestaan.
- Restitutie van het lesgeld is alleen mogelijk met toestemming van het bestuur en wordt uitsluitend verleend in gevallen van overmacht, zoals:
-
- Lichamelijk letsel door een ongeval of ziekte, waardoor een lid langer dan vier weken niet kan schaatsen (voor de eerste vier weken wordt geen restitutie verleend).
- Onvrijwillige werkloosheid van het lid of van zijn/haar ouders/verzorgers, waardoor het lesgeld niet meer kan worden betaald.
- Restitutie bedraagt maximaal 50% van het lesgeld.
- In bijzondere gevallen kan het bestuur hiervan afwijken.
Mutaties
- Mutaties, zoals adreswijzigingen, aanpassingen in het pakket etc, moeten schriftelijk worden doorgegeven aan het secretariaat.
- Indien de mutatie door het bestuur en trainers wordt geaccepteerd, gaat deze in op de eerste van de daaropvolgende maand tenzij anders wordt afgesproken.
Verhindering/verzuim
- Bij verhindering van een trainer (bijvoorbeeld in geval van ziekte of wedstrijdbegeleiding) zal het bestuur zich inspannen om voor een adequate vervanging zorg te dragen.
- Bij verhindering van een trainer zullen groepslessen prefereren boven choreografie lessen.
- Bij afwezigheid van een lid blijven financiële verplichtingen bestaan; restitutie is niet mogelijk.
- Bij verhindering van een lid dient het lid zich af te melden bij het secretariaat of bij de trainer.
- Inhalen en/of ruilen van een training is niet mogelijk.
Bestuur en Commissies
(Activiteitencommissie, Commissie sponsoring en promotie, Kascommissie, enz.)
- Het bestuur is bevoegd commissies in te stellen of op te heffen, de leden hiervan te benoemen of uit hun functie te ontheffen.
- Bij het besluit tot instelling van een commissie zal de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van deze commissie in overleg met het bestuur worden vastgelegd.
- Een door het bestuur benoemde commissie legt via het coördinerende Algemene Lid verantwoording af aan het bestuur.
- De 2 leden van de kascommissie zullen om het jaar op de Algemene Leden Vergadering worden gekozen door de Algemene Leden Vergadering. Hierbij wordt een zittingstermijn van 2 jaar aangehouden, waarbij jaarlijks 1 lid wordt vervangen.
- Bestuur mutaties vinden plaats op basis van hetgeen in de statuten is vermeld. Met betrekking tot een nieuw in functie gekozen bestuurslid hanteren we de regel dat dit nieuwe bestuurslid eerst een seizoen heeft meegedraaid als algemeen bestuurslid.
Technisch Team (hieronder TT genoemd)
- Het TT bestaat uit trainers, coördinatoren en bestuur KCG.
- Het TT bepaalt de groepsindeling, het trainingsprogramma en deelname aan wedstrijden en testen.
- De in artikel 9.1 genoemde indeling geschiedt op basis van het niveau van de rijd(st)er waarbij groepen geen gelijke omvang hoeven te hebben. Gedurende het seizoen kan het TT de samenstelling van deze groepen wijzigen.
- Het TT bepaalt of een rijd(st)er in aanmerking komt voor een kür.
Klachtenbehandeling
- Klachten met betrekking tot de vereniging (bestuur en commissies) en/of trainers dienen schriftelijk* te worden gemeld.
- Klachten worden besproken door het bestuur en teruggekoppeld naar het betreffende lid.
- In het kader van een Veilig Sportklimaat sluit onze vereniging aan bij de door de KNSB geboden ondersteuning. Een melding kan bij één van de vertrouwenspersonen gedaan worden of bij de daartoe aangewezen persoon van de KNSB
Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
- Het huishoudelijk reglement kan slechts worden gewijzigd door een besluit van de Algemene Leden Vergadering, indien dit bij de uitnodiging voor deze vergadering is vermeld en het wijzigingsvoorstel letterlijk is verwoord.
- Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste twee/derde van de uitgebrachte geldige stemmen in een vergadering.
Trainingsaanvraag
- Het seizoen is opgebouwd uit twee perioden, te weten: het Winterprogramma en het Zomerprogramma.
- Aanvragen voor lessen en/of off-ice trainingen dienen schriftelijk bij het secretariaat te worden ingediend middels het correct ingevulde inschrijfformulier.
- De aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.
- Elke aanvraag zal schriftelijk worden bevestigd.
- Het TT bepaalt de data waarop de aanvragen voor de twee perioden bij de secretaris moeten zijn ingediend. Deze inleverdata zijn nodig om tijdig voldoende ijs en trainingscapaciteit in te kunnen huren.
- Het is in alle gevallen niet toegestaan om, buiten de door de vereniging aangeboden trainingsuren, van trainers (privé-) training(en) te krijgen op publieksijs of elders zonder vooraf verkregen schriftelijke toestemming van het TT en Bestuur KCG.
Choreografieaanvraag
- De beschikbare lessen zullen zo goed mogelijk over de rijd(st)ers worden verdeeld, waarbij rekening zal worden gehouden met wedstrijdplanningen.
- Voor het maken van een kür kunnen kosten worden berekend.
- Voor het kunnen maken van een kür geldt een minimaal aantal trainingen per week. Deze kunnen per groep van elkaar afwijken. Deze criteria staan op achterzijde van het inschrijfformulier vermeld.
Regels voor de trainingen
- Trainers dienen tijdig voor de aanvang van de lessen aanwezig te zijn.
- Trainingen vinden plaats onder de verantwoordelijkheid van de trainer.
- De trainers zijn in het bezit van een Technische Licentie en dienen jaarlijks bijscholing te volgen.
- Rijd(st)ers respecteren trainers en medesporters, komen op tijd, en volgen aanwijzingen op.
- Rijd(st)ers melden zich tijdig af voor een training bij het secretariaat of bij een trainer.
- Rijd(st)ers nemen de tijd voor een zelfstandige warming-up en zorgen ervoor dat zij tijdig aan de lessen te kunnen beginnen.
- Het ijs mag pas worden betreden na akkoord van de aanwezige trainer.
- Indien er sprake is van een blessure waardoor een rijd(st)er niet volledig aan een training mee kan doen, dient dit vooraf aan de trainer te worden gemeld.
- Als de aangewezen trainer afwezig is, dienen aanwijzingen van andere trainers of bestuursleden te worden opgevolgd.
- Er mag niet worden gegeten op het ijs.
- Drinken uit een geschikte fles (geen glas) is toegestaan.
- Trainers zijn bereikbaar voor vragen en/of overleg na elke training of via whatsapp.
- Indien een rijd(st)er jarig is, mag er aan het einde van de training getrakteerd worden na overleg met de trainster.
- Indien een rijd(st)er zich naar de mening van het TT niet naar behoren gedraagt kan deze na 2 waarschuwingen door de trainer worden verwijderd.
- Indien een rijd(st)er tweemaal van een training is verwijderd kan het bestuur besluiten om deze voor een (on)bepaalde tijd de toegang tot de trainingen te ontzeggen.
- Bij een volgende verwijdering kan het bestuur overgaan tot een ontzetting (royement).
- Ouder/verzorger is een goed supporter en geeft het goede voorbeeld door respect te hebben voor iedereen; trainers, leden, bestuursleden, etc.
- Ouders/verzorgers mogen niet langs de boarding blijven staan, maar dienen tijdens de trainingen plaats te nemen op de tribune, maar niet in de dug-out.
- Tijdens de training is er geen contact tussen ouders/verzorgers en lid of trainers afgezien van calamiteiten.
- KCG hanteert een preventie en integriteitsbeleid en gedragscodes voor de sporters, coaches en trainers, bestuurders en ouders, verzorgers en toeschouwers
Meer informatie zie KCG website pagina veilig sportklimaat: Veilig sportklimaat – KunstrijClub Groningen
Inschrijven voor wedstrijden en/of testen
Scorekaart wedstrijden (categorie starters, pupillen, aspiranten)
- Inschrijvingen voor een scorekaart wedstrijd worden bepaald door het TT.
- Betrokken rijd(st)ers ontvangen per mail een uitnodiging en kunnen zich vervolgens aanmelden bij het wedstrijdsecretariaat.
- Bij aanmelden verplicht men zich tot het betalen van het inschrijfgeld en de begeleidingskosten.
- Indien een rijd(st)er zich terugtrekt nadat de inschrijving heeft plaatsgevonden, bestaat er een betalingsverplichting en is restitutie niet meer mogelijk.
- Facturatie voor deze wedstrijden wordt door de club gedaan.
- De vereniging zorgt dat rijd(st)er wordt ingeschreven en zorgt dat muziek is aangeleverd bij de wedstrijdorganisatie. Uitzondering op deze regel is als de organiserende vereniging in de uitschrijving aangeeft dat rijd(st)er zelf dient in te schrijven, dit wordt gecommuniceerd.
KNSB-cup A, KNSB-cup B (categorie B en M)
- Inschrijvingen voor een KNSB-cup wedstrijd gaat in overleg met het TT.
- Na goedkeuring TT kunnen de betrokken rijd(st)ers zich zelf inschrijven en betalen volgens protocol van KNSB.
- Aangemelde rijd(st)ers ontvangen vanuit de club alleen een factuur voor begeleidingskosten
- De rijd(st)er is verantwoordelijk voor het aanleveren van zijn/haar eigen muziek. Zorg dat je jouw muziek ook altijd als reserve mee hebt op je telefoon, USB etc.
MIF-testen
- Na goedkeuring van de online MIF-film door het TT kunnen de betrokken rijd(st)ers zich zelf inschrijven en betalen voor de tests volgens het protocol van de KNSB
Veiligheid
- Aanwijzingen van de ijsmeester dienen ten aller tijden te worden opgevolgd.
- Rijd(st)ers mogen het ijs niet betreden indien niet minimaal een trainer aanwezig is.
- Handschoenen zijn verplicht tijdens reguliere trainingen.
- (Half)Lang haar dient vastgebonden te zijn in een staart.
- Na een val dient zo snel mogelijk te worden opgestaan en ruimte te maken voor de andere rijd(st)ers.
- Degene die zijn/haar kür rijdt, heeft te allen tijde voorrang op het ijs. De andere rijd(st)ers dienen, om ongelukken te voorkomen, hiermee rekening te houden.
* Schriftelijk is ook per e-mail met ontvangstbevestiging.
Datum Huishoudelijk reglement 19 september 2022.
29-12-2024: Tekstuele wijzigingen ter verduidelijking aangebracht, geen inhoudelijke wijzigingen.