Huishoudelijk Reglement KCG


HUISHOUDELIJK REGLEMENT

KUNSTRIJCLUB GRONINGEN (KCG)

Inhoud:
1. Algemene Regels
2. Lidmaatschap
3. Toelating
4. Contributie en lesgeld
5. Mutaties
6. Verhindering/verzuim
7. Bestuur en Commissies
8 Technische Team
9. Klachtenbehandeling
10. Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
11. Trainingsaanvraag
12. Choreografieaanvraag
13. Regels voor de trainingen
14. Inschrijven voor wedstrijden en/of testen
15. Veiligheid

1. Algemene Regels

1. Het bestuur regelt de ijshuur en biedt een aantal pakketten aan ten behoeve van de leden en bij voldoende ruimte aan gastleden en anderen, uitsluitend ten behoeve van het kunstschaatsen.
2. Een gastlid is een rijder welke een lidmaatschap heeft bij een andere bij de KNSB aangesloten vereniging of stichting, maar over onvoldoende trainingsmogelijkheden beschikt. Een gastlid mag maximaal één keer per week meetrainen, mits daartoe voldoende ruimte bestaat.
3. Gastleden hebben geen stemrecht op een Algemene Leden Vergadering.
4. (Gast)leden trainen met een trainer van Kunstrijclub Groningen, mits voldoende trainers beschikbaar.
5. Het bestuur bepaalt samen met het Technische Team wie er op het ijs wordt toegelaten.
6. Door lid te worden stemmen (gast)leden ermee in dat hun afbeelding en naam op de KCG-website en de Facebookpagina en voor promotiedoeleinden van de club gebruikt kan worden, tenzij specifiek anders aangegeven bij het secretariaat.
7. Leden en trainers moeten zich realiseren dat zij handelen in het belang van de club.

2. Lidmaatschap

1. Het lidmaatschap wordt aangegaan voor de duur van één boekjaar en wordt zonder schriftelijke* opzegging automatisch verlengd. Het lidmaatschap loopt van 1 september tot en met 31 augustus.
2. Opzegging van het lidmaatschap dient uiterlijk 1 juni schriftelijk* te
geschieden. Uitschrijving is pas definitief als de openstaande posten zijn voldaan en er een bevestiging is ontvangen van het secretariaat.
Bij opnieuw aanmelden worden er administratiekosten in rekening gebracht.
3. Na opzegging van het lidmaatschap heeft men geen recht op toegang tot de Algemene Leden Vergadering en heeft men geen stemrecht.
4. Opzeggingen die na 1 juni worden ontvangen, worden pas per het daaropvolgende boekjaar verwerkt. Er is in dat geval verplichting tot het betalen van contributie.
5. Alleen indien het bestuur besluit dat er sprake is van overmacht, zal onmiddellijke opzegging mogelijk zijn.
6. Leden kunnen een exemplaar van het huishoudelijk reglement vinden op de website en desgevraagd kan een kopie van de statuten worden opgestuurd.
7. Bestuursleden worden automatisch lid van de vereniging, zonder de verplichting tot contributiebetaling.

3. Toelating

Om (gast)lid te kunnen worden van de Kunstrijclub Groningen moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
1. Er mogen geen openstaande verplichtingen zijn bij andere bij de KNSB aangesloten verenigingen, stichtingen, trainers/choreografen en de KNSB.
2. Men dient akkoord te gaan met het door de vereniging aangeboden trainingspakket m.b.t. trainingsuren, off-icetrainingen, trainers, choreografen, clubkleding.
3. Men dient akkoord te gaan met het lidmaatschap en het nakomen van de hierbij horende financiële verplichtingen en vrijwilligerstaken.
4. Het bestuur van KCG dient toestemming te verlenen voor de toetreding van ieder (nieuw) lid en het aangaan van het lidmaatschap.

4. Contributie en lesgeld

1. De contributie bestaat uit het lidmaatschapsgeld en verplichte afdrachten aan het Gewest en de KNSB.
2. Het lesgeld bestaat uit de kosten voor het ijs en de huur van de trainers.
3. De KNSB-licentiekosten worden één op één doorbelast aan de leden.
4. De leden zijn verplicht de jaarlijkse contributie te voldoen na inlevering van het inschrijfformulier.
5. Nieuwe leden dienen binnen 14 dagen na hun aanmelding de contributie te betalen.
6. Het lesgeld wordt in de eerste maand van het desbetreffende seizoen gefactureerd.
Het is mogelijk om in termijnen te betalen. Betaling in termijnen is alleen mogelijk na schriftelijk akkoord van de penningmeester en op basis van duidelijke afspraken.
Bij stornatie worden extra kosten berekend.
Stornatie van 2 of meer termijnen betekent uitsluiting van termijnbetaling in het volgende seizoen.
7. In geval van niet-tijdige betaling van de contributie en/of lesgeld of een achterstand van 2 termijnen kan het bestuur de aan het lidmaatschap verbonden levering van lessen en/of de toegang tot het ijs opschorten.
8. Is 12 weken na het verlopen van de betalingstermijn niet betaald, dan volgt opzegging van het lidmaatschap door het bestuur. Ten minste één week voor opzegging wordt het lid door het secretariaat schriftelijk op de hoogte gesteld. Hierna heeft het lid geen toegang meer tot de Algemene Ledenraad Vergadering en verliest het stemrecht.
9. De plicht tot betalen blijft immer bestaan.
10. Restitutie van het lesgeld geschiedt slechts met toestemming van het bestuur en vindt alleen plaats in gevallen van overmacht zoals:
• Overlijden.
• Lichamelijk letsel door ongeval of ziekte, waardoor voor een periode van meer dan 4 weken niet geschaatst kan worden (over de eerste 4 weken vindt geen restitutie plaats).
• Verhuizingen naar het buitenland.
• Bij onvrijwillige werkeloosheid van leden of hun ouders/verzorgers, die niet meer in staat zijn om het lesgeld te voldoen.
• Restitutie bedraagt maximaal 50% van het lesgeld.
• In bijzondere gevallen kan het bestuur afwijken

5. Mutaties

1. Onder mutaties wordt verstaan: adreswijzigingen, tussentijdse wijzigingen pakketafname, wijzigen off-ice activiteiten, enz.
2. Indien de mutatie door het bestuur en trainers wordt geaccepteerd, gaat deze in op de eerste van de daaropvolgende maand tenzij anders wordt afgesproken.
3. Mutaties dienen schriftelijk te worden gemeld aan het secretariaat.

6. Verhindering/verzuim

1. Bij verhindering van een trainer (bijvoorbeeld in geval van ziekte of wedstrijdbegeleiding) zal het bestuur zich inspannen om voor een adequate vervanging zorg te dragen.
2. Bij verhindering van een trainer zullen groepslessen prefereren boven privé- en/of choreografie lessen.
3. Bij verhindering van een lid dient het lid de aangegane verplichtingen te voldoen.
Restitutie is in dit geval niet mogelijk.
4. Bij verhindering van een lid dient het lid zich af te melden bij het secretariaat of bij de trainer.
5. Inhalen/ruilen van een training is niet van toepassing.

7. Bestuur en Commissies

(Activiteitencommissie, Commissie sponsoring en promotie, Kascommissie, enz.)
1. Het bestuur is bevoegd commissies in te stellen of op te heffen, de leden hiervan te benoemen of uit hun functie te ontheffen.
2. Bij het besluit tot instelling van een commissie zal de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van deze commissie in overleg met het bestuur worden vastgelegd.
3. Een door het bestuur benoemde commissie legt via het coördinerende Algemene Lid verantwoording af aan het bestuur.
4. De 2 leden van de kascommissie zullen om het jaar op de Algemene Ledenraad Vergadering worden gekozen door de Algemene Ledenraad. Hierbij wordt een zittingstermijn van 2 jaar aangehouden, waarbij jaarlijks 1 lid wordt vervangen.

8. Technisch Team (TT)

1. Het Technisch Team stelt de indeling van de trainingsgroepen, de samenstelling van het trainingsprogramma en de opgave van rijders voor wedstrijden en testen in overleg met de trainers voor aan het bestuur, welke de uiteindelijke beslissing neemt.
2. De in artikel 9.1 genoemde indeling geschiedt op basis van het niveau van de rijd(st)er waarbij groepen geen gelijke omvang hoeven te hebben. Gedurende het seizoen kan de Technische Staf in overleg met bestuur en trainers de samenstelling van deze groepen wijzigen.
3. Het Technisch Team bepaalt samen met de trainers of een rijd(st)er in aanmerking komt om een kür te mogen gaan rijden.
4. Een besluit van het Technisch Team welke ingrijpende wijzigingen van het trainingsprogramma of financiële consequenties heeft, dient door het bestuur te worden goedgekeurd.
5. Er worden door de trainers jaarlijks gesprekken gevoerd met leden en/of ouders om de voortgang van de rijd(st)ers vast te leggen.

9. Klachtenbehandeling

1. Klachten met betrekking tot de vereniging (bestuur en commissies) en/of trainers dienen schriftelijk* te worden gemeld.
2. Klachten worden besproken door het bestuur en teruggekoppeld naar het betreffende lid.

10. Wijziging van het Huishoudelijk Reglement

1. Het huishoudelijk reglement kan slechts worden gewijzigd door een besluit van de Algemene Leden Vergadering, indien dit bij de uitnodiging voor deze vergadering is vermeld en het wijzigingsvoorstel letterlijk is verwoord.
2. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste twee/derde van de uitgebrachte geldige stemmen in een vergadering.

11. Trainingsaanvraag

1. Het seizoen is opgebouwd uit twee perioden, te weten: het Winterprogramma en het Zomerprogramma.
2. Aanvragen voor lessen en voor off-ice trainingen dienen schriftelijk bij het secretariaat te worden ingediend middels het inschrijfformulier.
3. De aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.
4. Elke aanvraag zal schriftelijk worden bevestigd.
5. Het bestuur bepaalt in samenspraak met het Technisch Team, de data waarop de aanvragen voor de twee perioden bij de secretaris moeten zijn ingediend. Deze inleverdata zijn nodig om tijdig voldoende ijs en trainingscapaciteit in te kunnen huren.
6. Het is in alle gevallen verboden om van trainers privé-les te krijgen op publieksijs, conform afspraken met Kardinge.
7. Ter voorbereiding van wedstrijden is het mogelijk om maximaal 2 extra trainingen aan te vragen. De aanvraag dient te worden gedaan bij het bestuur, welke in overleg zal gaan met het TT.

12. Choreografieaanvraag

1. De beschikbare lessen zullen zo goed mogelijk over de rijd(st)ers worden verdeeld, waarbij rekening zal worden gehouden met wedstrijdplanningen.
2. Voor het maken van küren worden kosten berekend.

13. Regels voor de trainingen

1. Trainers dienen tijdig voor de aanvang van de lessen aanwezig te zijn.
2. Trainingen vinden plaats onder de verantwoordelijkheid van de trainer.
3. De trainers zijn in het bezit van een Technische Licentie en dienen jaarlijks bijscholing te volgen.
4. Zonder aanwezigheid van minimaal een ST3-trainer mag het ijs niet worden betreden.
5. Van de rijd(st)er wordt respect voor de trainers en medesporters verwacht.
6. Rijd(st)ers melden zich tijdig af voor een training bij het secretariaat of bij een trainer.
7. Rijd(st)ers nemen de tijd voor een zelfstandige warming-up en zorgen tijdig aan de lessen te kunnen beginnen.
8. Het ijs mag pas worden betreden als het groene licht brandt en in overleg met de aanwezige trainer.
9. Indien er sprake is van een blessure waardoor een rijd(st)er niet volledig aan een training mee kan doen, dient dit vooraf aan de trainer te worden gemeld.
10. Als de aangewezen trainer afwezig is, dienen aanwijzingen van andere trainers te worden opgevolgd.
11. Ouders/verzorgers mogen niet langs de boarding blijven staan, maar mogen tijdens de trainingen wel plaats nemen op de tribune.
12. Tijdens de training is er geen contact tussen trainers en ouders/verzorgers, afgezien van calamiteiten.
13. Er mag niet worden gegeten op het ijs.
14. Drinken uit een geschikte fles (geen glas) is toegestaan.
15. Trainers zijn bereikbaar voor vragen en/of overleg via een speciaal emailadres.
16. Indien een rijd(st)er jarig is, mag er aan het einde van de training getrakteerd worden na overleg met de trainster.
17. Indien rijd(st)ers zich naar de mening van een trainer of Technische team niet naar behoren gedraagt kan deze na 3 waarschuwingen door de trainer worden verwijderd.
18. Indien een rijd(st)er twee maal van een training is verwijderd kan het bestuur besluiten om deze voor een (on)bepaalde tijd de toegang tot de trainingen te ontzeggen.
19. Bij een volgende verwijdering kan het bestuur overgaan tot een ontzetting (royement).

14. Inschrijven voor wedstrijden en/of testen

1. a. Inschrijvingen voor een wedstrijd of test worden bepaald door het Technisch Team.
b. Betrokken rijd(st)ers kunnen zich vervolgens aanmelden bij het secretariaat, waarmee men zich verplicht tot het betalen van het inschrijfgeld.
c. Indien een rijd(st)er zich terugtrekt nadat de inschrijving heeft plaatsgevonden, bestaat er een betalingsverplichting en is restitutie niet meer mogelijk.
2. Bij overschrijding van het aantal mogelijke inschrijvingen voor een wedstrijd zal er worden geloot.
3. Voor selectiewedstrijden van de KNSB-cup en het ONK dient de inschrijving uiterlijk 1 week voor de sluitingsdatum schriftelijk bij de secretaris te zijn ingeleverd.
4. Inschrijvingen voor testen dienen uiterlijk 1 week voor de sluitingsdatum bij het secretariaat te zijn ingeleverd.
5. De rijd(st)er is verantwoordelijk het aanleveren van de eigen muziek op een CD. Op deze CD staat de naam van de rijd(st)er, het programma, de tijdsduur, naam van de vereniging en de wedstrijdcategorie. Het is noodzakelijk om ook een reserve CD mee te nemen.

15. Veiligheid

1. Aanwijzingen van de ijsmeester dienen ten aller tijden te worden opgevolgd.
2. Rijd(st)ers mogen het ijs niet betreden indien niet minimaal een ST3-trainer aanwezig is.
3. Handschoenen zijn verplicht tijdens reguliere trainingen.
4. (Half)Lang haar dient vastgebonden te zijn in een staart.
5. Na een val dient zo snel mogelijk te worden opgestaan en ruimte te maken voor de andere rijd(st)ers.
6. Degene die zijn/haar kür rijdt, heeft ten allen tijde voorrang op het ijs!
De andere rijd(st)ers dienen, om ongelukken te voorkomen, hiermee rekening te houden.

* Schriftelijk is ook per e-mail met ontvangstbevestiging.
Datum Huishoudelijk reglement 29 september 2014.